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Las solicitudes se presentarán a través de la aplicación electrónica dispuesta para tal fin en el Portal del Investigador: realizar solicitud.
Para presentar la documentación es necesario acceder a la aplicación “Portal del Investigador” y crear una solicitud en el acceso a “CEIBA” . En esa aplicación es necesario adjuntar los documentos donde se reflejen, al menos, los siguientes aspectos del proyecto de investigación: objetivo, material y método y un resumen de los principales aspectos de la ética de la investigación que se deben considerar. En su caso, será necesario añadir el modelo de información a los sujetos o consentimiento informado, o los procedimientos de manipulación, estabulación y sacrificio de los animales de investigación. Además, el Comité podrá solicitar a los responsables de los proyectos cuanta información adicional considere necesaria para la evaluación.
En la misma aplicación se encuentra un apartado con “Recomendaciones para trabajar adecuadamente con animales”, así como otros procedimientos normalizados de trabajo, en la medida en que sean aprobados por el CEIBA. Se recomienda que los investigadores se ciñan, si es posible, a esos procedimientos normalizados, en cuyo caso no será necesario justificarlos. De utilizar procedimientos diferentes de los aprobados por el CEIBA, será preciso justificar su necesidad y uso.
Una vez completada y enviada la solicitud, el CEIBA emitirá un "acuse de recibo". Los informes emitidos por el Comité serán comunicados a los interesados y a los organismos solicitantes en un plazo máximo de un mes. Este lapso temporal podrá reducirse cuando así lo requieran los plazos previstos para la presentación de los proyectos en organismos distintos a la ULL, sin que, en ningún caso, pueda ser inferior a diez días. En casos excepcionales, debidamente justificados, el Presidente del Comité podrá establecer plazos más cortos.