{"id":54849,"date":"2021-03-05T09:52:42","date_gmt":"2021-03-05T09:52:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ull.es\/portal\/noticias\/?p=54849"},"modified":"2021-03-05T13:40:20","modified_gmt":"2021-03-05T13:40:20","slug":"innovar-desde-lo-publico","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ull.es\/portal\/noticias\/2021\/innovar-desde-lo-publico\/","title":{"rendered":"Innovar desde lo p\u00fablico"},"content":{"rendered":"

Se llaman Robi, Cobri, Homi y Contri. Son los cuatro robots que por ahora ha dise\u00f1ado la Universidad de Laguna para transformar profunda y radicalmente la administraci\u00f3n universitaria, hacerla m\u00e1s eficiente y ayudar a que sus profesionales se dediquen a lo verdaderamente importante, y no a la gesti\u00f3n de tareas repetitivas de escaso valor. La revoluci\u00f3n ha empezado en la gesti\u00f3n econ\u00f3mica, donde se han logrado hasta el momento avances muy destacados. Esto no ha hecho sino empezar.\u00a0<\/span><\/p>\n

No se trata en realidad de robots, sino de personas. Porque si detr\u00e1s no hay un equipo humano muy motivado y con ganas de innovar no hay nada que hacer. Pero lo tenemos. Son Jos\u00e9 Carlos Gonz\u00e1lez, vicegerente de Planificaci\u00f3n Estrat\u00e9gica; Monserrat Sanguino, jefa del Servicio de Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica y Financiera; y Corina Mart\u00edn, interventora. Y, por supuesto, sus equipos de trabajo. Todos y todas se han sumado entusiastas al cambio tecnol\u00f3gico y a la nueva forma de hacer universidad.<\/span><\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo? Usando un software que emula las acciones que realiza el ser humano cuando interact\u00faa con una aplicaci\u00f3n. Tiene la ventaja de que opera seg\u00fan la interfaz del usuario, procesa datos en formato estructurado y produce gran rendimiento, al trabajar todos los d\u00edas de la semana con cero errores. As\u00ed, los robots son capaces de mover archivos y carpetas, copiar y pegar datos, rellenar formularios y obtener informaci\u00f3n de bases de datos diferentes. Tambi\u00e9n rastrean buscadores, abren y env\u00edan correos y pueden encadenar procesos cada vez m\u00e1s complejos y m\u00e1s largos.<\/span><\/p>\n

El avance es de una magnitud enorme. Todo empez\u00f3 con la abrupta llegada del confinamiento en marzo de 2020, cuando en un fin de semana la organizaci\u00f3n lo dispuso todo para trabajar en remoto, con cientos de escritorios virtuales conectados. A partir de ese momento los documentos contables se sub\u00edan a la nube para poder seguir trabajando, pero desde octubre comenz\u00f3 el proceso de robotizaci\u00f3n y la llegada de Robi no se hizo esperar.<\/span><\/p>\n

Veamos un caso pr\u00e1ctico para entender de d\u00f3nde part\u00edamos. Una investigadora, por poner un ejemplo, recibe una factura y la deposita en la secretar\u00eda de su departamento. De ah\u00ed puede pasar hasta por cinco servicios diferentes antes de su abono. En el mejor de los casos, tres o cuatro meses para cobrar, ya sea una cantidad escasa o un importe de cuantioso dinero. El problema no es solo el tiempo, que tambi\u00e9n, sino el volumen de trabajo que genera cada uno de estos casos, de tal forma que dan lugar a una media de 23.000 expedientes al a\u00f1o, que hay que tramitar uno a uno.\u00a0<\/span><\/p>\n

La Gerencia ha decidido ponerle coto a esta situaci\u00f3n, a todas luces insostenible, y est\u00e1 implementando la t\u00e9cnica RPA (Robotic Process Automatitation), bajo la soluci\u00f3n UiPath, l\u00edder internacional en el sector. Las t\u00e9cnicas de RPA en la administraci\u00f3n p\u00fablica no est\u00e1n ni mucho menos extendidas, digamos que empiezan a florecer ahora. Y, de hecho, podemos decir que la Universidad de La Laguna se encuentra en el grupo de cabeza de su uso en el aparato administrativo.<\/span><\/p>\n

La consultora Gartner afirmaba hace alg\u00fan tiempo que en 2020 tendr\u00edamos m\u00e1s conversaciones con robots que con nuestras parejas. Sin entrar a valorar si esto ha sido as\u00ed o no, lo cual nos llevar\u00eda su tiempo, la misma firma sit\u00faa a la soluci\u00f3n UiPath adoptada por la instituci\u00f3n como uno de los l\u00edderes del sector m\u00e1s innovadores. Nartex es la empresa local que funciona como socia de la primera y con la que la Universidad de la Laguna ha suscrito un contrato de soporte.\u00a0<\/span>La iniciativa del centro acad\u00e9mico ha despertado tanto inter\u00e9s que recientemente se ha celebrado un foro profesional organizado por Nartex, con m\u00e1s de cincuenta empresas p\u00fablicas y privadas invitadas, en el que esta universidad se ha presentado como caso de \u00e9xito.<\/span><\/p>\n

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Montserrat Sanguino, jefa del Servicio de Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica y Financiera<\/p><\/div>\n

Monserrat Sanguino asegura que con este proceso de robotizaci\u00f3n han tenido que modificar la manera de planificar las tareas. \u201cNo es lo mismo trabajar con expedientes en papel y en base a los cuales se toman decisiones sobre la marcha que hacerlo de forma mucho m\u00e1s organizada, pensando qu\u00e9 queremos hacer con los datos que tenemos para que luego el robot trabaje. Hay que seleccionar muy bien los procedimientos que queremos automatizar, porque todo no merece la pena\u201d, se\u00f1ala.<\/span><\/p>\n

La jefa de Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica y Contabilidad tambi\u00e9n apunta que el servicio ha acogido de muy buen grado el cambio tecnol\u00f3gico. \u201cHay procesos en los que la carga de datos supone una semana de trabajo para luego operar con ellos, es un trabajo muy tedioso y que adem\u00e1s requiere una gran concentraci\u00f3n para no equivocarnos y resulta que el robot lo hace en tan solo un par de horas y sin ning\u00fan tipo de fallos\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n

Corina Mart\u00edn explica que tanto ella como el servicio anterior trabajan con documentos de muchos d\u00edgitos en muchas celdas, con lo cual resulta muy<\/span><\/p>\n

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Corina Mart\u00edn, interventora<\/p><\/div>\n

sencillo errar, una cuesti\u00f3n en la que Robi acierta de pleno. La interventora comenta adem\u00e1s que firmaba, cuando acababa el horario laboral, unos 300 o 400 documentos diarios a mano, para lo que empleaba unas dos horas en cada jornada. A ello se a\u00f1ade la cantidad ingente de documentaci\u00f3n en papel que genera cada expediente, lo que m\u00e1s de una vez produjo alg\u00fan extrav\u00edo, y la dificultad de la propia universidad para informar al usuario, por ejemplo, del estado de tramitaci\u00f3n de su factura. Con la llegada hace a\u00f1os de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica, gran parte de este trabajo se digitaliz\u00f3 y ahora con el proceso de robotizaci\u00f3n del gestor de expedientes ha terminado de concluir la presencia de expedientes en papel. \u201cTodos los expedientes est\u00e1n ahora perfectamente localizados, se sabe qui\u00e9nes han intervenido en \u00e9l y se puede ofrecer informaci\u00f3n precisa de la situaci\u00f3n administrativa de cada uno. Adem\u00e1s nos permite generar estad\u00edsticas e informaci\u00f3n global del servicio que nos ayuda much\u00edsimo a la hora de elaborar informes y de conocer la evoluci\u00f3n de nuestra propia actividad\u201d.<\/span><\/p>\n

Las dos a\u00f1aden que el cambio tecnol\u00f3gico ha venido en un momento muy propicio: cuando el volumen de trabajo era tal que resultaba inabarcable. La aparici\u00f3n de Robi ha tra\u00eddo m\u00e1s cosas\u00a0<\/span>buenas: \u201cLos dos servicios estamos ahora m\u00e1s cohesionados\u201d, apunta Corina Mart\u00edn, en el sentido de que ha fomentado un trabajo m\u00e1s transversal, se comparte mejor la informaci\u00f3n y los objetivos son comunes. \u201cEst\u00e1bamos agotados de dedicar un mont\u00f3n de energ\u00eda a procesos necesarios pero totalmente ineficientes, que no nos aportaban nada\u201d, a\u00f1ade Monserrat Sanguino. \u201cTenemos sensaci\u00f3n de alivio\u201d.<\/span><\/p>\n

C\u00f3mo es Robi<\/b><\/p>\n

Como se ha se\u00f1alado, la Universidad de La Laguna ya tiene cuatro robots funcionando. Hoy hablaremos de Robi, protagonista de este reportaje, pero tambi\u00e9n est\u00e1n Homi para gesti\u00f3n de recursos humanos, Cobri para centros de gasto y Contri para gesti\u00f3n de contratos y licitaciones.\u00a0<\/span>Robi se mueve entre Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica, Intervenci\u00f3n y Caja, que es donde se encuentran los 23.000 expedientes. Cuando se carga una factura y se a\u00f1ade toda la informaci\u00f3n complementaria entra Robi en acci\u00f3n. El robot repasa desde diciembre toda la base de datos y detecta, por ejemplo, que ya hay una decena de facturas completadas. Se conecta entonces a la sede electr\u00f3nica de la instituci\u00f3n y crea f\u00edsicamente los expedientes de cada factura, a\u00f1adiendo todos los datos necesarios (crea la l\u00ednea contable, realiza el justificante de gasto, a\u00f1ade el origen del centro de gasto, etc.) y tambi\u00e9n es capaz de llevar a cabo tareas de optimizaci\u00f3n, agrupando varias facturas de un mismo proveedor en un solo expediente, lo que ha reducido hasta en un 20% el n\u00famero de facturas que han de tramitarse. (Ver v\u00eddeo<\/strong><\/a>).<\/span><\/p>\n

Los expedientes son completados por Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica, donde se genera el expediente contable, y por Intervenci\u00f3n, donde se llevan a cabo las tareas de fiscalizaci\u00f3n. Y hasta aqu\u00ed. Los propios robots de la sede electr\u00f3nica solicitan las firmas pertinentes. Robi vuelve a actuar en este punto, detectando todo lo validado el d\u00eda anterior y le prepara a Caja la relaci\u00f3n de expedientes que hay que abonar mediante una informaci\u00f3n que le llega por correo electr\u00f3nico a los profesionales de este negociado, de tal forma que no tienen que entrar en la sede a buscar expediente a expediente.<\/span><\/p>\n

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Parte del personal del Servicio de Intervenci\u00f3n<\/p><\/div>\n

Robi trabaja en estos momentos tres horas diarias, a ritmo de robot, lo que a ratio de persona se multiplica por dos o tres veces. La introducci\u00f3n de este robot ha permitido que el personal de Intervenci\u00f3n se dedique con m\u00e1s profundidad a tareas de apoyo en fiscalizaci\u00f3n de expedientes, dando por tanto mayor eficiencia a su trabajo.\u00a0<\/span>Pero aqu\u00ed no acaba la cosa. A su vez se ha implantado un sistema de comunicaci\u00f3n con todos los profesionales implicados, de tal forma que Robi les env\u00eda un correo todas las ma\u00f1anas con las tareas que deben llevar a cabo. \u00bfC\u00f3mo lo hace? El robot se conecta al programa econ\u00f3mico, tambi\u00e9n a la sede electr\u00f3nica, encuentra las facturas pendientes y con toda esa informaci\u00f3n compone un correo electr\u00f3nico para un total de alrededor de doce personas en Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica y seis en Intervenci\u00f3n.<\/span><\/p>\n

Robi es capaz, al entrar en la sede electr\u00f3nica, de etiquetar los expedientes de tal forma que los funcionarios pueden filtrar para saber si se trata de una ayuda asistencial, de una beca o de un proyecto de investigaci\u00f3n. El robot tambi\u00e9n hace balance diario del estado de tramitaci\u00f3n: en la sede electr\u00f3nica de la Universidad de La Laguna hay, un d\u00eda cualquiera, 3.680 expedientes cargados, finalizados 1008, abiertos 2.562, de los que 965 est\u00e1n en Contabilidad y 1.383 en Intervenci\u00f3n, mientras que de 4 expedientes falta informaci\u00f3n para completarlos y 250 est\u00e1n pendientes de la firma de la interventora.<\/span><\/p>\n

Como el robot tiene acceso a distintas fuentes de informaci\u00f3n, tambi\u00e9n entra en el programa econ\u00f3mico y nos dice cu\u00e1ntas facturas quedan pendientes y por cu\u00e1nto importe. Se trata de informaci\u00f3n diaria plenamente actualizada, que permite a los gestores conocer el estado exacto de la gesti\u00f3n econ\u00f3mica, incluso de facturas de a\u00f1os anteriores no abonadas.<\/span><\/p>\n

Robi puede cambiar la pol\u00edtica de priorizaci\u00f3n en tiempo real, dado que el robot se ejecuta todos los d\u00edas y podemos indicarle que modifique las prioridades marcadas la semana anterior para se\u00f1alarle otras nuevas. As\u00ed, el robot es capaz de diferenciar la financiaci\u00f3n ordinaria de la afectada y distingue igualmente cu\u00e1les son los proyectos de investigaci\u00f3n que est\u00e1n a punto de finalizar y cuya justificaci\u00f3n se torna urgente, priorizando esta tarea frente a otras, por ejemplo. De hecho, se ha habilitado un procedimiento de pago de facturas urgentes que se ejecuta completamente en 72 horas, sin levantar un tel\u00e9fono ni importunar a nadie.<\/span><\/p>\n

Tambi\u00e9n constituye una poderosa herramienta de control, porque incluye qu\u00e9 funcionarios han trabajado en el expediente y qui\u00e9nes los han validado. Al final, supone una trazabilidad total sobre todos los expedientes de pago, una tarea imposible de llevar a cabo por cualquier ojo humano, porque resulta inviable esa consulta permanente y met\u00f3dica sobre el estado de todos los documentos contables abiertos por la universidad. La tranquilidad de la rob\u00f3tica.<\/span><\/p>\n

\u00bfRobi se equivoca? S\u00ed, se ha equivocado alguna vez. Al principio etiquetaba mal o intentaba validar documentos que ya hab\u00edan sido validados. En estos caso se reprograma el robot para que aprenda de los errores y no vuelva a caer en ellos. Usa una metodolog\u00eda scrum, conocida como desarrollo \u00e1gil, de tal forma que se van implementando los cambios a medida que se va comprobando que son los apropiados. Los funcionarios est\u00e1n ya tan habituados a contar con Robi que se solicitan cambios de prioridades de un d\u00eda para otro, y no pasa nada porque el robot todas las noches lo recalcula todo, mira el estado de todos los expedientes y lo prepara para que las tareas pendientes est\u00e9n listas y enviadas antes de las ocho de la ma\u00f1ana a cada unidad.<\/span><\/p>\n

En paralelo, se han definido cuadros de mando para obtener una visi\u00f3n completa y din\u00e1mica sobre el estado de tramitaci\u00f3n de los expedientes, de tal modo que Robi extrae los datos y tambi\u00e9n<\/span><\/p>\n

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Parte del personal del Servicio Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica y Financiera<\/p><\/div>\n

actualiza as\u00ed los datos de los indicadores. La actualizaci\u00f3n de los cuadros de mando tambi\u00e9n se env\u00edan por correo electr\u00f3nico, lo que permite a los jefes de servicio conocer c\u00f3mo est\u00e1n trabajando, qu\u00e9 cola de tarea tienen.<\/span><\/p>\n

Robi proporciona otra utilidad, adem\u00e1s del trabajo diario ya explicado. Es el caso, por ejemplo, de cuando hay que realizar muchos pagos, pongamos que 500, y todos son iguales. En estos casos, un funcionario realiza el primer pago, y para ello sube la documentaci\u00f3n, la valida, crea el primer documento contable, abre el expediente en la sede electr\u00f3nica, solicita las correspondientes firmas y lo deja listo para que Intervenci\u00f3n lo fiscalice. Lo que se hace en estas ocasiones es programar el robot para que repita las mismas tareas y, de esta forma, en cuesti\u00f3n de una semana todo ese proceso ya est\u00e1 perfectamente ultimado, lo que de otra manera hubiera llevado casi un mes de trabajo.\u00a0<\/span><\/p>\n

Este ha sido el caso de los abonos correspondientes a los miembros del tribunal de la EBAU, experiencia que tambi\u00e9n fue aprovechada para el pago de determinadas ayudas asistenciales. Otro proceso de carga masiva ha tenido lugar recientemente con el cierre del ejercicio econ\u00f3mico de 2020, con un millar de facturas que estaban sin abonar y que por determinadas circunstancias deb\u00edan imputarse a 2021. El robot se puso manos a la obra y en cuesti\u00f3n de pocos d\u00edas ya ten\u00eda el trabajo perfectamente acabado, lo que de otra manera hubiera tardado al menos tres semanas.\u00a0<\/span><\/p>\n

La universidad seguir\u00e1 robotizando buena parte de sus principales procedimientos, sin lugar a dudas. En camino est\u00e1n los servicios de Recursos Humanos y de Contrataci\u00f3n y Patrimonio, donde se espera obtener resultados a medio plazo y, en el primer caso, utilizar incluso t\u00e9cnicas de inteligencia artificial para, por ejemplo, revisar la ingente documentaci\u00f3n que entregan los opositores que concurren a una convocatoria. La idea es automatizar y agilizar las convocatorias de plazas tanto de profesorado como de personal de administraci\u00f3n y servicios, por un lado, y crear un sistema de monitorizaci\u00f3n, ayuda a la licitaci\u00f3n y seguimiento de contratos p\u00fablicos, por otro.<\/span><\/p>\n

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Jos\u00e9 Carlos Gonz\u00e1lez, vicegerente de Planificaci\u00f3n Estrat\u00e9gica<\/p><\/div>\n

Detr\u00e1s de Robi<\/b><\/p>\n

\u00bfPero qui\u00e9n est\u00e1 detr\u00e1s de Robi, qui\u00e9n le ense\u00f1a a hacer lo que hace? Jos\u00e9 Carlos Gonz\u00e1lez, ingeniero inform\u00e1tico y vicegerente de Planificaci\u00f3n Estrat\u00e9gica. \u00c9l es el ide\u00f3logo de toda esta revoluci\u00f3n interna, a la que se han sumado los servicios implicados.<\/span><\/p>\n

La idea es que este trabajo descanse a medio plazo en el Gabinete de An\u00e1lisis y Planificaci\u00f3n (GAP), servicio que ya trabaja con procesos de robotizaci\u00f3n en bases de datos y, por tanto, cuenta con experiencia previa para acometer esta tarea. La idea del vicegerente es que los procesos robotizados al completo se deriven definitivamente al GAP, en este caso con apoyo del Servicio de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y las Comunicaciones (STIC), y se mantengan en la Gerencia aquellos de mayor urgencia o que se modifican a diario.<\/span><\/p>\n

En el escenario final se presupone que el robot ser\u00e1 plenamente aut\u00f3nomo, conocer\u00e1 todas sus tareas y las ejecutar\u00e1 diariamente. Pero queda mucho camino por recorrer. Jos\u00e9 Carlos Gonz\u00e1lez asegura que ahora mismo estamos al 30% de las posibilidades que ofrece la robotizaci\u00f3n. De hecho, cada vez que se robotiza un proceso surgen tres necesidades nuevas, o tres oportunidades. \u201cNo se trata de sustituir a nadie, sino de ser m\u00e1s eficientes con lo que hacemos y, sobre todo, con nuestro tiempo, emplearlo en lo que genera valor\u201d, comenta el vicegerente. As\u00ed, el proceso de robotizaci\u00f3n puede ayudar a casi el 70-80% de las tareas habituales de los funcionarios, que trabajan con procesos repetitivos que siguen una l\u00f3gica determinada, con un n\u00famero de condicionantes que son siempre los mismos. Se trata de un gui\u00f3n que un robot puede leer sin mucha dificultad. Tampoco se<\/span> puede automatizar todo desde el principio. \u201cEs mejor nutrir a cada responsable de herramientas avanzadas que le permitan gestionar de forma m\u00e1s eficiente\u201d, propone.<\/span><\/p>\n

Lo positivo de este tipo de tecnolog\u00eda es que es muy palpable: puede verse en todo momento qu\u00e9 hace el robot, c\u00f3mo trabaja, c\u00f3mo entra en distintas fuentes de informaci\u00f3n y ejecuta acciones. \u00bfC\u00f3mo se preparan los profesionales para este cambio? Si nos ponemos del lado del robot resulta una pregunta del todo absurda. \u201cNadie interact\u00faa con Robi. El personal sigue trabajando en la sede electr\u00f3nica, no ha tenido que manejar ninguna aplicaci\u00f3n nueva y contin\u00faa realizando sus tareas. Se trata de una tecnolog\u00eda por tanto muy poco intrusiva\u201d, explica Jos\u00e9 Carlos Gonz\u00e1lez.\u00a0<\/span><\/p>\n

La \u00fanica novedad es la recepci\u00f3n de un correo electr\u00f3nico -que el profesional recibe libremente- en el que informa del orden de las tareas, de los pasos que ha dado y de lo que queda por hacer. Con todo, el vicegerente de Planificaci\u00f3n Estrat\u00e9gica se ha empleado a fondo, mesa a mesa, formando a todo el personal en este cambio sustancial, explicando por anticipado todos los pasos que se iban a dar. Cierto es que no ha habido una formaci\u00f3n reglada, pero s\u00ed un acompa\u00f1amiento de primer\u00edsima mano con todos los profesionales. El \u00e9xito del robot es tal que ya nadie imagina trabajar sin \u00e9l, es m\u00e1s, a cada rato proponen nuevas ideas y nuevos elementos para robotizar y mejorar la gesti\u00f3n. Robi, definitivamente, ha venido para quedarse.<\/span><\/p>\n

Gabinete de comunicaci\u00f3n<\/b><\/p>\n

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