A pesar de la diversidad de herramientas de comunicaci\u00f3n en los entornos de gesti\u00f3n universitaria, el correo electr\u00f3nico es uno de los mecanismos m\u00e1s ubicuos y utilizados. Se trata de una herramienta que se pone a disposici\u00f3n de la comunidad para la gesti\u00f3n, docencia e investigaci\u00f3n universitaria.<\/p>\n
Debido a la importancia de este recurso, y en aras de lograr mejores pr\u00e1cticas de uso del mismo, este art\u00edculo recoge una serie de pautas imprescindibles para que el correo corporativo siga siendo una herramienta \u00fatil y fiable en la comunicaci\u00f3n interna y externa de la ULL.<\/p>\n
Utilicemos siempre el campo \u201cAsunto\u201d: el destinatario puede decidir si leer o no un mensaje bas\u00e1ndose solo en este encabezamiento. Seamos claros y descriptivos a la hora de escoger el t\u00edtulo del asunto. Esto facilita la lectura y clasificaci\u00f3n de los mensajes y por tanto ahorra tiempo. No utilice asuntos gen\u00e9ricos como \u201cProblema\u201d, \u201cAdjunto de escaneo\u201d o \u201cSolicitud\u201d y mucho menos deje sin cumplimentar el asunto del mensaje.<\/p>\n
Es importante el uso de un tono y estilo de redacci\u00f3n adecuados al destinatario.<\/p>\n
Escribir con faltas de ortograf\u00eda o gramaticales da\u00f1a nuestra imagen y la de nuestro entorno, y dificulta al destinatario la lectura y comprensi\u00f3n del mensaje. Debemos ser siempre conscientes de que se trata de comunicaci\u00f3n escrita, y como tal queda registro de ella.<\/p>\n
Utilicemos los emoticonos con moderaci\u00f3n y nunca para un mensaje formal.<\/p>\n
Cuidado con las may\u00fasculas: en la comunicaci\u00f3n en Internet, escribir utilizando las may\u00fasculas equivale a gritar [1]<\/a>. Se pueden utilizar las comillas, los asteriscos y guiones bajos para *enfatizar* y subrayar.<\/p>\n Tengamos en cuenta siempre la diferencia de estilo que debe haber entre un mensaje personal y otro profesional, entre uno informal y otro de car\u00e1cter serio. Saludemos, indiquemos el motivo del mensaje y despid\u00e1monos al final.<\/p>\n No es recomendable el uso de estilos ni adornos innecesarios. Se puede hacer uso de estos recursos sin abusar y cuando el contenido lo requiera. Es conveniente estructurar el texto en p\u00e1rrafos separados por l\u00edneas en blanco para que el mensaje quede m\u00e1s claro y legible, cuidando especialmente la ortograf\u00eda y la gram\u00e1tica.<\/p>\n Evite en la medida de lo posible el env\u00edo de documentos adjuntos. El correo electr\u00f3nico no es el mecanismo adecuado para transferir ficheros, es preferible compartir los documentos u optar por herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive.<\/p>\n Tengamos en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leer los ficheros adjuntos, bien por su excesivo tama\u00f1o o porque el tipo de fichero tenga un formato inadecuado. Evite el env\u00edo de ficheros en formatos no abiertos [2]<\/a>. Para ficheros que han de ser editados por el destinatario se recomienda utilizar el formato Open Document Format mientras que si se trata de documentos que no han de ser modificados, deber\u00edamos optar por ficheros en formato PDF\/A; aunque recuerde que el trabajo colaborativo en la nube es la opci\u00f3n preferible y m\u00e1s adecuada para compartir y editar ficheros entre diferentes personas. Si se comparten documentos o se env\u00edan adjuntos, avisemos de este hecho. Explicite que se comparte o env\u00eda informaci\u00f3n en uno o varios documentos, el objetivo que se persigue y lo que se espera del destinatario.<\/p>\n Los destinatarios de un mensaje se indican en los campos:<\/p>\n Cuando se env\u00eden copias de un mensaje a numerosas personas no relacionadas entre s\u00ed, pongamos la lista de direcciones a enviar en el campo CCO. De este modo se evita dar a conocer las direcciones de correo electr\u00f3nico de todas las personas al resto de receptores(as) del mensaje.<\/p>\n Firme siempre los mensajes con su nombre. La firma debe incluir los datos de contacto necesarios. Adem\u00e1s del nombre, a\u00f1adamos la informaci\u00f3n necesaria para que quien recibe el mensaje pueda identificarnos, ponerse en contacto con nosotros y no tener que consultar su libreta de direcciones para hallar nuestro tel\u00e9fono.<\/p>\n Para unificar la imagen corporativa de las firmas en la ULL se recomienda utilizar alguno de los ejemplos que se exponen a continuaci\u00f3n. Ello refuerza la imagen de marca de la ULL, particularmente cuando nos comunicamos con entidades externas a nuestra instituci\u00f3n.<\/p>\n Tambi\u00e9n para preservar la marca ULL debe evitarse utilizar la cuenta institucional para cuestiones personales. Obtenga una cuenta de correo electr\u00f3nico de un proveedor externo para asuntos personales. De esta forma podr\u00e1 reducir el volumen de correo de su buz\u00f3n profesional en la ULL, manteniendo \u00e9ste para sus fines adecuados. La universidad proporciona cuentas de correo electr\u00f3nico a sus empleados(as) como herramienta para la docencia, la investigaci\u00f3n o la gesti\u00f3n.<\/p>\n La inclusi\u00f3n de una firma automatizada en todos nuestros mensajes se puede configurar tal como se indica en esta referencia<\/a> [3].<\/p>\n Antes de enviar un mensaje, asegur\u00e9monos de que est\u00e1 escrito con correcci\u00f3n y claridad. Dedicar unos segundos a revisar lo escrito nos ayudar\u00e1 a mejorarlo, nos puede ahorrar problemas y tiempo explicando malentendidos y adem\u00e1s el receptor lo agradecer\u00e1 y dar\u00e1 una mejor imagen del remitente.<\/p>\n Aunque tengamos la sensaci\u00f3n de que el correo electr\u00f3nico es un medio de comunicaci\u00f3n inmediato (como una conversaci\u00f3n), no es as\u00ed. La persona destinataria de un mensaje normalmente debe responder a m\u00e1s de un mensaje (no somos su \u00fanico interlocutor\/a) y probablemente realizar otro tipo de tareas. Si limitamos la generaci\u00f3n de mensajes y \u00e9stos son concretos y concisos no s\u00f3lo mejoramos nuestro trabajo sino que ayudamos a facilitar el trabajo de los dem\u00e1s. En ocasiones, se tiene la sensaci\u00f3n de estar obligado a responder los mensajes ipso facto, cuando generalmente no es as\u00ed ya que el correo electr\u00f3nico es una herramienta de car\u00e1cter no inmediato. Intentemos responder todos los mensajes en un tiempo razonable y de forma adecuada, sin extendernos pero proporcionando una respuesta acorde a las expectativas del remitente.<\/p>\n Participar en el reenv\u00edo de correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores, bulos, etc.) produce un deterioro importante en la calidad y la imagen del correo electr\u00f3nico como medio de trabajo y de comunicaci\u00f3n. Este tipo de mensajes s\u00f3lo contribuyen a aumentar la cantidad de correo no solicitado entre sus conocidos y a deteriorar su imagen profesional y la de la universidad. Separe el uso profesional del uso personal en sus cuentas de correo electr\u00f3nico. Recuerde que la cuenta de correo nominal que la universidad le proporciona es una cuenta de car\u00e1cter profesional y no es equivalente a una cuenta personal ya que est\u00e1 asociada a la instituci\u00f3n.<\/p>\n Reenviar mensajes sin el permiso del remitente puede exponer informaci\u00f3n y direcciones de correo electr\u00f3nico de contenido confidencial, particular o conflictivo. Los mensajes enviados a m\u00faltiples destinatarios revelan las direcciones de correo electr\u00f3nico de estas personas. Utilice siempre la copia oculta. Sea cauto con los mensajes que env\u00eda, revise su contenido y los destinatarios y ajuste los mismos al objeto estricto de la comunicaci\u00f3n. Es recomendable utilizar siempre un pie de mensaje que establezca el car\u00e1cter privado y limitado de la comunicaci\u00f3n. A continuaci\u00f3n dispone de un ejemplo orientativo.<\/p>\n [1] Netiqueta (<\/a>https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Netiqueta).<\/a> A pesar de la diversidad de herramientas de comunicaci\u00f3n en los entornos de gesti\u00f3n universitaria, el correo electr\u00f3nico es uno de los mecanismos m\u00e1s ubicuos y utilizados. Se trata de una herramienta que se pone a disposici\u00f3n de la comunidad para la gesti\u00f3n, docencia e investigaci\u00f3n universitaria. Debido a la importancia de este recurso, y…<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":903,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[78,7],"tags":[],"class_list":["post-898","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-divulgacion","category-noticias"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/898","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=898"}],"version-history":[{"count":8,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/898\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6779,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/898\/revisions\/6779"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/media\/903"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=898"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=898"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ull.es\/servicios\/stic\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=898"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Formato del texto<\/h3>\n
Documentos Adjuntos<\/h3>\n
Destinatarios del mensaje<\/h3>\n
\n
Firma de los mensajes<\/h3>\n
Ejemplo de Firma 1:<\/b>\r\nM. \u00c1ngeles Hern\u00e1ndez Gonz\u00e1lez\r\nProfesora Titular de Universidad\r\nDepartamento de Interferometr\u00eda\r\nUniversidad de La Laguna<\/a>\r\nApartado Postal 456\r\n38200, San Crist\u00f3bal de La Laguna\r\n+34 922 841234\r\nmicorreo@ull.es<\/a>\r\nhttp:\/\/miweb.webs.ull.es\r\n\r\nEjemplo de Firma 2:<\/b>\r\nJos\u00e9 \u00c1lvarez Rodr\u00edguez\r\nNegociado de Asuntos Varios\r\nVicerrectorado de Asuntos Varios\r\nUniversidad de La Laguna<\/a>\r\n+34 922 319528\r\nvicext@ull.es\r\n\r\nEjemplo de Firma 3:<\/b>\r\nMar\u00eda Rodr\u00edguez Gonz\u00e1lez<\/a>\r\nJefa del Servicio de Asuntos Generales\r\nUniversidad de La Laguna<\/a>\r\n+34 922 312345 \/ +34 612 345 678 (6321)\r\n<\/pre>\n
Revise el mensaje antes de enviarlo<\/h3>\n
Respuesta a los mensajes<\/h3>\n
Correo no solicitado (SPAM)<\/h3>\n
Privacidad<\/h3>\n
Este mensaje puede contener informaci\u00f3n confidencial y\/o privilegiada.\r\nSi usted no es el destinatario o lo ha recibido por error debe borrarlo inmediatamente.\r\nEst\u00e1 estrictamente prohibido por la legislaci\u00f3n vigente realizar cualquier copia, revelaci\u00f3n o distribuci\u00f3n del contenido de este mensaje sin autorizaci\u00f3n expresa.\r\n\r\nThis e-mail may contain confidential and\/or privileged information. If you are not the intended recipient or have received this e-mail in error you must destroy it.\r\nAny unauthorised copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden by current legislation.\r\n<\/pre>\n
Vicerrectorado de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n y Desarrollo Digital<\/strong><\/h5>\n
\n[2] Pol\u00edtica Institucional de Uso de Est\u00e1ndares Abiertos (<\/a>http:\/\/riull.ull.es\/xmlui\/handle\/915\/760).<\/a>
\n[3] Inclusi\u00f3n de una firma en los mensajes (<\/a>https:\/\/support.google.com\/mail\/answer\/8395?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es).<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"