El rector de la Universidad de La Laguna, Eduardo Doménech, presentó hoy martes 8 de noviembre el proyecto de sede de administración electrónica a los jefes de servicio y de sección con los que cuenta la institución universitaria. La reunión, celebrada en el aula polivante del Edificio Central, sirvió para mostrar este proyecto de modernización de la administración universitaria, que se estrenará el 11 de enero de 2012, y con el que se pretende mejorar la eficiencia del servicio público, al tiempo que ofrecer a los usuarios una gestión rápida, moderna y personalizada.
El gerente, Justo Artiles, y la vicerrectora de Tecnologías de la Información, Rosa Aguilar, añadieron que este proyecto también persigue dimensionar mejor la plantilla y estar a la altura de los tiempos que corren, en los que todas las administraciones se ven abocadas a prestar sus servicios telemáticamente, cuestión que, además, es exigida por ley. Artiles apuntó que no es un camino fácil, ya que se trata de un proyecto que cambia los modos de trabajar, la organización de las unidades y el propio trato con los usuarios, lo que seguro llevará a cometer errores y rectificaciones pero que, en su opinión, supondrá un claro cambio en la Universidad de La Laguna y que culminará con éxito.
Aguilar recordó que a finales de octubre el Consejo de Gobierno ya aprobó la normativa básica, y que ahora está en marcha la relativa a los procedimientos, la forma de validarlos y darlos de alta o de baja. El Gabinete de Análisis y Planificación (GAP) ya ha publicado en el portal de la sede electrónica –que aún no está operativo- un total de 200 procedimientos, que serán telematizados gradualmente.
El objetivo ahora es que cada servicio o unidad valide los procedimientos que son de su competencia para que el próximo 9 de diciembre la sede entre en fase de pre-explotación, apenas un mes antes de su puesta en marcha definitiva. La vicerrectora TIC comentó que en enero de 2012 la sede se inaugurará con un total de cinco procedimientos totalmente telematizados, de tal forma que el usuario presente su solicitud y ésta se convierta en un expediente que pasará por las distintas unidades que competan para ser finalmente tramitado, sin que en ningún momento sea necesaria la presencia física del interesado.
La idea del GAP es incorporar 50 procedimientos electrónicos anualmente a la sede. Otro proyecto en vigor en este proceso consiste en la interacción de los servicios que ya están telematizados, de tal manera que unos se visualicen a través de la web, puesto que no generan en sí un procedimiento o ya están telematizados, y que el resto esté residido en la sede.
A partir de la reunión de hoy se activa el plan de comunicación de la propia sede, con el objeto de difundir el proyecto en la comunidad universitaria, ofrecer seguridad al proceso, poner en valor la nueva herramienta y hacerlo extensible a todos los usuarios.
Andrés Palenzuela, responsable del Gabinete de Análisis y Planificación, agregó que la Universidad de La Laguna ya disponía de catálogo de procedimientos, pero que ha sido ahora cuando se ha revisado, se ha pulido y se ha comenzado a publicarlo en sede electrónica. Así, a partir de mañana el GAP remitirá a cada servicio los procedimientos con el objeto de que los validen, porque la sede no es una página web normal, sino que tiene consecuencias legales.
El formulario de inicio de cada procedimiento se pondrá rellenar on line, y también descargarlo y cumplimentarlo a mano. Hay que tener en cuenta el flujo del procedimiento, es decir, los servicios por los que pasa para su correspondiente tramitación. El objetivo es facilitar la labor al usuario, de tal forma que la sede carga en los formularios de inicio de forma automática toda la información que figure en las bases de datos de la propia universidad, lo que agiliza enormemente el proceso.
En esta fase de la tramitación, la solicitud sigue todavía en manos del usuario, que puede incorporar documentación adicional, cerrarla durante un tiempo sin perder información y que tiene la opción de ver en un cuadro resumen toda la documentación que va presentar. Una vez que pulsa aceptar, el trámite pasa a la fase de registro y, por ende, al trámite por parte de la universidad.
A través del gestor de expedientes, el administrativo del servicio objeto del procedimiento puede ver la solicitud presentada, observa si está bien presentada o no y decide validarla, en su caso. En caso contrario, la devuelve. El usuario podrá ver constantemente el expediente, es decir, conocerá en todo momento el estado de tramitación de su solicitud.
