En général, les dispositions de l'article 11 du décret royal 99/2011 du 28 janvier 2011, qui réglemente les études doctorales officielles, s'appliquent à l'encadrement et au suivi des doctorants.

Dans tous les cas, la procédure d'élaboration du présent règlement approuvée par les différentes universités pour le suivi du doctorant sera appliquée.

Le Comité de coordination académique du programme doctoral sera composé d'un professeur de chaque université participante (coordinateur local) et assurera la coordination entre les universités. Il sera responsable des admissions des étudiants, de l'évaluation annuelle du document d'activités et du plan de recherche, de l'autorisation des études doctorales à temps partiel, des congés temporaires du programme, de la co-direction, des séjours et des activités des doctorants. Il désignera également les tuteurs, les directeurs de thèse et les co-directeurs de thèse, hommes et femmes. Le Comité de coordination académique se réunira en personne au moins une fois par an et aussi souvent que nécessaire via la plateforme de réunions virtuelles. Une communication fluide sera également assurée grâce à une liste de diffusion en ligne. Les points abordés et les accords conclus lors de ces réunions, en personne et en ligne, seront consignés dans les procès-verbaux correspondants. Les décisions et accords pris pour des raisons opérationnelles via la liste de diffusion seront consignés dans le procès-verbal de la réunion suivante.

Coordonnateur du programme de doctorat et coordonnateurs locaux.
Les coordinateurs locaux sont choisis d'un commun accord dans chaque université parmi les professeurs titulaires ou titulaires participant au programme doctoral et justifiant d'une expérience avérée en recherche et en encadrement de thèses. Ils seront approuvés par l'université concernée et pourront également inclure des chercheurs d'autres organismes de recherche publics. Le coordinateur du programme doctoral sera nommé d'un commun accord par les recteurs des universités participantes, sur proposition du Comité de coordination académique. Le coordinateur du programme doit être un chercheur qualifié et justifier d'au moins deux périodes d'activité de recherche reconnues conformément aux dispositions du Décret royal 1086/1989 du 28 août, la dernière devant avoir été accordée au cours des sept dernières années.

Le coordinateur du programme doctoral préside le comité de coordination académique. L'université du recteur coordonne le programme doctoral interuniversitaire. Les procédures générales de développement du programme suivent les accords signés par les recteurs de toutes les universités participantes dans la convention correspondante.
Procédure utilisée par le Comité de coordination académique du programme doctoral en études interdisciplinaires de genre

Pour l'affectation du tuteur et du directeur de thèse des doctorants, ainsi que pour toute modification de ces derniers. Toutes les universités participant au programme doctoral en études interdisciplinaires de genre appliquent la procédure suivante pour l'affectation du tuteur et du directeur de thèse des doctorants, ainsi que pour toute modification de ces derniers.

Une fois qu'un étudiant a été admis au programme de doctorat, le comité de coordination académique attribuera à chaque doctorant les tâches suivantes au vu de sa documentation :
– Dès l'admission au programme : un tuteur titulaire d'un doctorat, possédant une expérience avérée en recherche et une affiliation permanente avec l'établissement où le doctorant est inscrit. Ce tuteur assurera le lien entre le comité de coordination académique du programme doctoral, l'université où le doctorant est inscrit et l'étudiant.
– Dans un délai maximum de six mois à compter de l'inscription : un directeur de thèse. Ce poste peut coïncider ou non avec celui du tuteur. Ce directeur sera chargé de superviser le bon déroulement de la recherche. Il sera un docteur, quelle que soit sa nationalité, justifiant d'une expérience avérée en recherche.

La thèse peut être co-encadrée pour des raisons académiques, telles que l'interdisciplinarité thématique ou les programmes développés en collaboration nationale ou internationale. Dans le cas d'une thèse co-encadrée, le Comité de coordination académique approuve la co-encadré et nomme les directeurs de thèse. Une thèse de doctorat peut être dirigée par un maximum de deux docteurs, de chaque sexe.
Les universités définiront les obligations d'encadrement des doctorants par une convention écrite signée par l'université, l'étudiant, le tuteur et le directeur de thèse, selon les modalités prévues. Cette convention sera signée dès que possible après l'admission et devra prévoir une procédure de règlement des litiges et aborder les questions relatives aux droits de propriété intellectuelle ou industrielle susceptibles de survenir dans le cadre des programmes doctoraux.

La procédure de signature de cet engagement par le directeur, le tuteur et le doctorant sera la suivante :
· Une fois le doctorant admis au programme, le formulaire d'engagement documentaire lui sera remis au moment de formaliser son inscription.
Dans les six mois suivant votre inscription, vous devrez remettre l'engagement documentaire signé par votre directeur de thèse et votre tuteur, à joindre au document d'activités et à classer dans votre dossier personnel.

Le comité de coordination académique, après consultation du doctorant, peut modifier le tuteur et le directeur de thèse à tout moment du doctorat, pour des raisons justifiées. Sur réception d'une demande motivée du doctorant, le comité de coordination académique du doctorat désigne un professeur, doctorant participant au doctorat et justifiant d'une expérience avérée en encadrement de thèse. Après consultation du doctorant, du tuteur et du directeur de thèse, le professeur établit un rapport sur la pertinence du changement demandé. Sur la base de ce rapport, le comité de coordination académique statue sur la pertinence de la modification du tuteur ou du directeur de thèse.

Procédure utilisée dans le programme de doctorat en études interdisciplinaires de genre pour contrôler l'enregistrement des activités de chaque doctorant et certifier ses données :

Toutes les activités de formation suivies et, le cas échéant, les formations complémentaires suivies seront consignées dans un document unique et individuel, le « Document d'activité du doctorant », qui sera révisé régulièrement par le directeur de thèse et le directeur de thèse. Ce dernier soumettra ce document au Comité de coordination académique au moins une fois par an.

Dès son admission, chaque étudiant se verra ouvrir par les services de coordination académique doctorale, un dossier personnalisé contenant les éléments suivants :

– La documentation fournie par chaque étudiant pour l’admission au doctorat.

– L’engagement documentaire.
– Le plan de recherche, qui comprendra au minimum les objectifs, la méthodologie et le calendrier. Ce plan doit être approuvé par le directeur de thèse et le tuteur (s'il est différent) et pourra être amélioré et détaillé tout au long du développement de la thèse.
– Une copie de toutes les résolutions émises par le Comité de coordination académique qui concernent le doctorant (par exemple : affectation d’un tuteur, d’un directeur de thèse ou modification de celui-ci).
– La convention de cotutelle dans le cas de thèses co-encadrées par deux établissements.
– Informations sur les bourses et subventions reçues pour la réalisation de la thèse de doctorat.
– Le Document d’Activité, qui comprendra tous les rapports émis par le tuteur concernant les activités de formation réalisées par le doctorant au cours de chaque période, ainsi que les pièces justificatives de ces activités et, le cas échéant, les formations complémentaires suivies.
– Dans le cas de thèses en cotutelle entre deux institutions du même pays ou de pays différents, le Document d’Activité détaillera le temps passé par les étudiants dans chaque institution.
Procédure utilisée dans le programme de doctorat en études interdisciplinaires de genre pour l'examen et l'évaluation annuels du plan de recherche et du journal d'activités du doctorant :
Le tuteur et le(s) directeur(s) de thèse examineront régulièrement le carnet d'activités du doctorant, certifieront ses données, et notamment toutes les activités de formation réalisées. Ils prépareront un rapport annuel sur les activités du doctorant ainsi qu'un rapport sur le respect du plan de recherche et ses éventuelles modifications. Ces rapports, ainsi que le carnet d'activités mis à jour, seront soumis au Comité de coordination académique pour évaluation.

Le Comité de coordination académique évaluera le plan de recherche et le carnet d'activités chaque année universitaire. Le plan de recherche sera évalué en fonction de la méthodologie à utiliser, des objectifs à atteindre, ainsi que des moyens et du calendrier pour les atteindre.

Le plan de recherche peut être modifié, et toute modification doit être approuvée par le tuteur et le directeur. Une évaluation positive est essentielle pour poursuivre le programme. En cas d'évaluation négative, l'étudiant doit être réévalué dans un délai maximum de six mois, au cours duquel un nouveau plan de recherche sera élaboré. Une deuxième évaluation négative entraînera l'exclusion définitive du programme.

L'évaluation annuelle des activités réalisées par les étudiants à temps partiel tiendra compte des conditions particulières de disponibilité du temps et des horaires pour la réalisation de certaines activités.

Mise à disposition de séjours de doctorants dans d'autres centres de formation nationaux et internationaux, de cotutelles et de mentions européennes internationales

Le programme doctoral encourage les étudiants à effectuer un séjour d'au moins trois mois dans des institutions universitaires ou des centres de recherche prestigieux à l'étranger durant leur doctorat, leur permettant ainsi d'obtenir une distinction internationale. Si les étudiants poursuivent leur doctorat à temps partiel, ils peuvent fractionner leur séjour selon leurs besoins, comme indiqué dans l'activité de formation 4 du programme doctoral en études interdisciplinaires de genre.

Avant le séjour, le comité académique du programme doctoral en études interdisciplinaires de genre sera informé des détails et l'autorisera. Le séjour et les activités qui y seront menées devront être approuvés par le directeur de l'établissement ou du centre d'accueil.
Dans le même esprit, des cotutelles de thèses de doctorat seront encouragées entre directeurs d'universités participantes et d'autres centres ou universités étrangers, ou entre un directeur senior et un directeur junior, avec pour objectif d'atteindre 101 thèses doctorales sur le nombre total de thèses enregistrées. L'objectif sera de 201 thèses doctorales doctorales pour obtenir la mention européenne.

Engagement de surveillance et de suivi
Les obligations d'encadrement, de mentorat et de suivi des doctorants seront définies dans une convention d'encadrement. Cette convention, rédigée par le comité académique du programme doctoral en études interdisciplinaires de genre et incluant l'engagement explicite du tuteur/directeur désigné pour chaque doctorant, sera intégrée au document d'activités.

La convention d'encadrement précisera les conditions de réalisation de la thèse, les droits et obligations du doctorant, y compris les droits de propriété intellectuelle découlant de la recherche, ainsi que la procédure de résolution des litiges. Les obligations du directeur de thèse et du directeur de thèse seront également précisées.