La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria acogió ayer, jueves 23 de julio, la jornada «Transformación digital en la Universidad: Proyectos y Retos pos-Pandemia«, que contó con la participación de dos ponentes de la Universidad de La Laguna: el vicerrector de Agenda Digital, Modernización y Campus Central, Jorge Riera Ledesma, quien habló en general sobre los retos tecnológicos a los que se enfrenta la institución; y el director del Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (STIC), Juan Carlos Hernández Perdomo, quien explicó cómo se afrontó desde un punto de vista tecnológico el periodo de confinamiento durante el estado de alarma. Sus intervenciones, así como la jornada completa, puede consultarse en el canal de Youtube del centro que acogió este encuentro.
Captura de pantalla de la presentación del vicerrector.
El vicerrector de Agenda Digital y Modernización explicó cómo había evolucionado tecnológicamente la Universidad de La Laguna desde 1994, momento en el que él se incorporó como profesor, hasta la actualidad, pasado de vetustos módems a las grandes infraestructuras y digitalización actual. Sin embargo, algo que no ha cambiado es la alta burocratización que, en muchas ocasiones, entorpece la relación de los usuarios con la institución, por lo que afirmó que uno de los retos de la transformación digital es, justamente, aligerar esa carga.
Para lograrlo, es imprescindible mejorar los sistemas de información y contar con la mayor cantidad de datos posibles para poder trabajar con ellos y mejorar los procesos. Este es, en general, el mismo enfoque que están asumiendo todas las administraciones públicas para lograr una mayor transparencia, sostenibilidad y mejor servicio. Así, se persigue que exista interoperabildad, es decir, que los datos de una administración sean reconocibles por otra para, así, agilizar los trámites. También se aspira al precepto de “presentar la documentación una sola vez”, de modo que en sucesivos trámites un usuario no tenga que estar adjuntando nuevamente datos que, de hecho, la administración ya posee de ocasiones anteriores.
Riera explicó dos proyectos que ha afrontado la Universidad de La Laguna en los últimos tiempos tratando, precisamente, de agilizar la burocracia mediante la explotación automatizada de datos. Uno es la expedición digital del Certificado de Docencia impartida, que antes era un procedimiento que podía prolongarse durante quince días, pues el formulario rellenado por el profesorado debía pasar por cuatro pasos diferentes, con la consiguiente comprobación de datos manual en cada uno de ellos. Desde hace dos meses, es un procedimiento de Sede Electrónica que tarda, literalmente, un segundo.
El segundo proceso en el que se trabaja es el de la Transparencia del Plan de Ordenación Docente, para el cual es necesaria la consulta en varios sistemas de información. Permite saber de manera veraz, gracias a los números, el encargo y capacidad docente de cada área de conocimiento, de tal modo que se tenga una imagen global de la institución y, desde el gobierno, se pueda priorizar mejor manera la petición de plazas profesorado para cada uno de los departamentos.
De cara al futuro, están en cartera más proyectos de transformación digital basados en el tratamiento de los datos: certificados varios automatizados, transparencia en historial del procedimiento electrónico, optimización de procedimientos y estructuración de áreas operativas, registro interoperable, tablón de anuncios con sellado de tiempo, codificación de espacios y horarios en el ERP, teletrabajo, escritorios, aplicaciones y laboratorios virtuales, y la App de la Universidad de La Laguna.
Captura de pantalla de la presentación del director del STIC.
La crisis de la Covid-19
A mitad de la mañana intervino el director del STIC, Juan Carlos Hernández Perdomo, quien comenzó explicando las dimensiones de su servicio, que cuenta con una plantilla de 34 personas, para seguidamente relatar cómo se actuó una vez se declaró el estado de alarma el viernes 14 de marzo. La prioridad principal fue tratar de mantener la actividad administrativa y docente, por lo que en ese fin de semana “de locos” hubo que trabajar largas horas no solo con la plantilla del servicio, sino con otros trabajadores de la institución que, de manera voluntaria, se prestaron a hacer pruebas con las diferentes soluciones que se fueron implementando en esas 48 horas críticas.
Para lograr que la administración siguiera trabajando, se elaboraron una serie de guías y de configuraciones para el personal, de tal modo que desde casa pudieran acceder a sus equipos de trabajo a través de desde terminales remotos. Unos días más tarde se logró también que el teléfono de las oficinas se desviara a los de la plantilla, facilitando el funcionamiento ordinario de los servicios.
En cuanto a la docencia, el reto consistía en que el Campus Virtual existente estaba configurado como apoyo a la docencia tradicional y, claramente, no estaba preparado para las conexiones masivas que supone una docencia totalmente virtual. La solución pasó por pasar de uno a trece campus virtuales, lo cual permitió dividir la demanda y la carga de trabajo y asegurar que, si por cualquier razón fallaba la conectividad en uno de ellos, en el resto se iba a poder seguir trabajando. Adicionalmente, se adquirió espacio en la nube para poder trasladar cualquier posible exceso de tráfico que pudiera darse, una precaución que permitió afrontar durante el periodo de exámenes picos de 19.000 conexiones simultáneas y la presentación de 5.000 exámenes y otros tantos trabajos.
De cara al próximo curso se está trabajado en un proyecto de escritorios virtuales que facilitará el trabajo a distancia y, así, cumplir con posibles políticas de distancia social. Estaría apoyada por un sistema de préstamos de equipos y la adecuación de espacios con wifi potente y puntos de corriente. Parlamente está en marcha un proyecto de gestión de aulas centralizadas y otro, más complejo, para facilitar la retransmisión de clases en directo, que implica la instalación de más de 250 cámaras en aula. El reto para el próximo curso es, pese a la incertidumbre, lograr continuar la actividad, tanto si va a ser presencial como si es semipresencial o totalmente remota.
