GoogleGroups sustituye a Sympa como sistema de Listas de Distribución en la Universidad de La Laguna

martes 18 de febrero de 2020 - 08:20 GMT+0000

El objetivo de una lista de distribución es hacer llegar un mismo mensaje a múltiples usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos, lo que hace de las listas de distribución una herramienta muy útil para compartir información a un determinado grupo de usuarios, servicio o departamento o para organizar grupos de trabajo cuyos integrantes deben de estar permanentemente informados del desarrollo de una tarea.

En la Universidad de La Laguna, se ha estado usando el software Sympa como gestor de listas de distribución. No obstante, dado que la mayoría de las cuentas de correo están en Google (@ull.edu.es), es más práctico, sencillo y eficiente usar los grupos de Google (GoogleGroups).  

¿Qué son y cómo funcionan los grupos de Google?

Los grupos de Google son un servicio gratuito que ofrece Google y que es muy efectivo para todos aquellos que trabajen de forma colaborativa o que cuenten con intereses comunes.

El funcionamiento de un grupo de Google es bastante sencillo, con una cuenta de Google podemos entrar a GoogleGroups y crear un nuevo grupo, añadir o quitar participantes, acceder a aquellos en los que somos partícipes o explorar diferentes grupos.

Para crear nuevos grupos debemos de asignarle un nombre, una dirección de correo para poder comunicarse, alguna descripción, configurar que tipo de foro deseamos elegir y las opciones de visibilidad.

Posteriormente, en base al grupo, podremos difundir noticias, mensajes, compartir ficheros y calendarios a todos los integrantes del grupo.

Para más información, existe una ayuda completa de los grupos de google en la documentación oficial de soporte de google: https://support.google.com/groups/answer/2464926?hl=es

¿Ventajas que nos ofrecen los grupos de google con respecto a Sympa?

Las razones por las que desde el Servicio TIC de la Universidad de La Laguna hemos decidido sustituir Sympa por los grupos de google, se detallan a continuación:

  • Son más prácticos y sencillos de usar, ya que Google Groups forma parte de G Suite.
  • El usuario administrador del grupo lo gestiona desde una aplicación integrada en G Suite, usando la interfaz web de Google y accesible desde cualquier dispositivo con un navegador sin necesidad del uso de una VPN. 
  • Un grupo de Google ofrece más funcionalidades que una lista de distribución. Y es que el ecosistema de Google puede ser usado para mejorar la experiencia de trabajo colaborativo; usándolos como un foro web, para compartir documentos en Drive o un calendario. 
  • La entrega de mensajes es más rápida. Es más eficiente porque los correos a los miembros de las listas o grupos son enviados/entregados directamente por Google en los buzones de los usuarios que están también en Google, siguiendo sus propios flujos de entrega, lo que hace que la entrega sea más rápida.