Buenas prácticas en el uso del correo electrónico de la ULL

A pesar de la diversidad de herramientas de comunicación en los entornos de gestión universitaria, el correo electrónico es uno de los mecanismos más ubicuos y utilizados. Se trata de una herramienta que se pone a disposición de la comunidad para la gestión, docencia e investigación universitaria.

Debido a la importancia de este recurso, y en aras de lograr mejores prácticas de uso del mismo, este artículo recoge una serie de pautas imprescindibles para que el correo corporativo siga siendo una herramienta útil y fiable en la comunicación interna y externa de la ULL.

El asunto del mensaje

Utilicemos siempre el campo “Asunto”: el destinatario puede decidir si leer o no un mensaje basándose solo en este encabezamiento. Seamos claros y descriptivos a la hora de escoger el título del asunto. Esto facilita la lectura y clasificación de los mensajes y por tanto ahorra tiempo. No utilice asuntos genéricos como “Problema”, “Adjunto de escaneo” o “Solicitud” y mucho menos deje sin cumplimentar el asunto del mensaje.

Estilo y calidad de la redacción

Es importante el uso de un tono y estilo de redacción adecuados al destinatario.

Escribir con faltas de ortografía o gramaticales daña nuestra imagen y la de nuestro entorno, y dificulta al destinatario la lectura y comprensión del mensaje. Debemos ser siempre conscientes de que se trata de comunicación escrita, y como tal queda registro de ella.

Utilicemos los emoticonos con moderación y nunca para un mensaje formal.

Cuidado con las mayúsculas: en la comunicación en Internet, escribir utilizando las mayúsculas equivale a gritar [1]. Se pueden utilizar las comillas, los asteriscos y guiones bajos para *enfatizar* y subrayar.

Tengamos en cuenta siempre la diferencia de estilo que debe haber entre un mensaje personal y otro profesional, entre uno informal y otro de carácter serio. Saludemos, indiquemos el motivo del mensaje y despidámonos al final.

Formato del texto

No es recomendable el uso de estilos ni adornos innecesarios. Se puede hacer uso de estos recursos sin abusar y cuando el contenido lo requiera. Es conveniente estructurar el texto en párrafos separados por líneas en blanco para que el mensaje quede más claro y legible, cuidando especialmente la ortografía y la gramática.

Documentos Adjuntos

Evite en la medida de lo posible el envío de documentos adjuntos. El correo electrónico no es el mecanismo adecuado para transferir ficheros, es preferible compartir los documentos u optar por herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive.

Tengamos en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leer los ficheros adjuntos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de fichero tenga un formato inadecuado. Evite el envío de ficheros en formatos no abiertos [2]. Para ficheros que han de ser editados por el destinatario se recomienda utilizar el formato Open Document Format mientras que si se trata de documentos que no han de ser modificados, deberíamos optar por ficheros en formato PDF/A; aunque recuerde que el trabajo colaborativo en la nube es la opción preferible y más adecuada para compartir y editar ficheros entre diferentes personas. Si se comparten documentos o se envían adjuntos, avisemos de este hecho. Explicite que se comparte o envía información en uno o varios documentos, el objetivo que se persigue y lo que se espera del destinatario.

Destinatarios del mensaje

Los destinatarios de un mensaje se indican en los campos:

  • Para: es donde se indica el destinatario/a o destinatarios(as) principales, a quienes se hará referencia en el mensaje.
  • En el campo CC (en copia) se indican los destinatarios que se quiere que “estén al corriente” del contenido del mensaje.
  • El campo CCO (en copia oculta) se usa para consignar los destinatarios(as) que no se quiere que nadie vea. Las personas que reciben el mensaje no sabrán quiénes más están en copia del mensaje.

Cuando se envíen copias de un mensaje a numerosas personas no relacionadas entre sí, pongamos la lista de direcciones a enviar en el campo CCO. De este modo se evita dar a conocer las direcciones de correo electrónico de todas las personas al resto de receptores(as) del mensaje.

Firma de los mensajes

Firme siempre los mensajes con su nombre. La firma debe incluir los datos de contacto necesarios. Además del nombre, añadamos la información necesaria para que quien recibe el mensaje pueda identificarnos, ponerse en contacto con nosotros y no tener que consultar su libreta de direcciones para hallar nuestro teléfono.

Para unificar la imagen corporativa de las firmas en la ULL se recomienda utilizar alguno de los ejemplos que se exponen a continuación. Ello refuerza la imagen de marca de la ULL, particularmente cuando nos comunicamos con entidades externas a nuestra institución.

También para preservar la marca ULL debe evitarse utilizar la cuenta institucional para cuestiones personales. Obtenga una cuenta de correo electrónico de un proveedor externo para asuntos personales. De esta forma podrá reducir el volumen de correo de su buzón profesional en la ULL, manteniendo éste para sus fines adecuados. La universidad proporciona cuentas de correo electrónico a sus empleados(as) como herramienta para la docencia, la investigación o la gestión.

La inclusión de una firma automatizada en todos nuestros mensajes se puede configurar tal como se indica en esta referencia [3].

Ejemplo de Firma 1:
M. Ángeles Hernández González
Profesora Titular de Universidad
Departamento de Interferometría
Universidad de La Laguna
Apartado Postal 456
38200, San Cristóbal de La Laguna
+34 922 841234
micorreo@ull.es
http://miweb.webs.ull.es

Ejemplo de Firma 2:
José Álvarez Rodríguez
Negociado de Asuntos Varios
Vicerrectorado de Asuntos Varios
Universidad de La Laguna
+34 922 319528
vicext@ull.es

Ejemplo de Firma 3:
María Rodríguez González
Jefa del Servicio de Asuntos Generales
Universidad de La Laguna
+34 922 312345 / +34 612 345 678 (6321)

Revise el mensaje antes de enviarlo

Antes de enviar un mensaje, asegurémonos de que está escrito con corrección y claridad. Dedicar unos segundos a revisar lo escrito nos ayudará a mejorarlo, nos puede ahorrar problemas y tiempo explicando malentendidos y además el receptor lo agradecerá y dará una mejor imagen del remitente.

Respuesta a los mensajes

Aunque tengamos la sensación de que el correo electrónico es un medio de comunicación inmediato (como una conversación), no es así. La persona destinataria de un mensaje normalmente debe responder a más de un mensaje (no somos su único interlocutor/a) y probablemente realizar otro tipo de tareas. Si limitamos la generación de mensajes y éstos son concretos y concisos no sólo mejoramos nuestro trabajo sino que ayudamos a facilitar el trabajo de los demás. En ocasiones, se tiene la sensación de estar obligado a responder los mensajes ipso facto, cuando generalmente no es así ya que el correo electrónico es una herramienta de carácter no inmediato. Intentemos responder todos los mensajes en un tiempo razonable y de forma adecuada, sin extendernos pero proporcionando una respuesta acorde a las expectativas del remitente.

Correo no solicitado (SPAM)

Participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores, bulos, etc.) produce un deterioro importante en la calidad y la imagen del correo electrónico como medio de trabajo y de comunicación. Este tipo de mensajes sólo contribuyen a aumentar la cantidad de correo no solicitado entre sus conocidos y a deteriorar su imagen profesional y la de la universidad. Separe el uso profesional del uso personal en sus cuentas de correo electrónico. Recuerde que la cuenta de correo nominal que la universidad le proporciona es una cuenta de carácter profesional y no es equivalente a una cuenta personal ya que está asociada a la institución.

Privacidad

Reenviar mensajes sin el permiso del remitente puede exponer información y direcciones de correo electrónico de contenido confidencial, particular o conflictivo. Los mensajes enviados a múltiples destinatarios revelan las direcciones de correo electrónico de estas personas. Utilice siempre la copia oculta. Sea cauto con los mensajes que envía, revise su contenido y los destinatarios y ajuste los mismos al objeto estricto de la comunicación. Es recomendable utilizar siempre un pie de mensaje que establezca el carácter privado y limitado de la comunicación. A continuación dispone de un ejemplo orientativo.

Este mensaje puede contener información confidencial y/o privilegiada.
Si usted no es el destinatario o lo ha recibido por error debe borrarlo inmediatamente.
Está estrictamente prohibido por la legislación vigente realizar cualquier copia, revelación o distribución del contenido de este mensaje sin autorización expresa.

This e-mail may contain confidential and/or privileged information. If you are not the intended recipient or have received this e-mail in error you must destroy it.
Any unauthorised copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden by current legislation.
Vicerrectorado de Tecnologías de la Información y Desarrollo Digital
[1] Netiqueta (https://es.wikipedia.org/wiki/Netiqueta).
[2] Política Institucional de Uso de Estándares Abiertos (http://riull.ull.es/xmlui/handle/915/760).
[3] Inclusión de una firma en los mensajes (https://support.google.com/mail/answer/8395?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es).